OKR กุญแจสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวไกล

OKR คืออะไร 

    OKR นี้ถือกำเนิดขึ้นครั้งแรกเมื่อปี ค.ศ.1970 โดยผู้ที่คิดค้นขึ้นมาก็คือ Andrew Grove ประธานคณะกรรมการบริหารของหนึ่งในยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีของโลกอย่าง Intel (Intel Corporation) นั่นเอง เขานำมันมาใช้กับการบริหาร
องค์กรของตัวเอง รวมถึงตีพิมพ์ในหนังสือ High Output Management ในยุคนั้นด้วย หนึ่งในจุดเปลี่ยนสำคัญของ OKR ก็คือช่วงนี้ John Doerr นำเอาหลักการนี้ไปแนะนำให้กับ Larry Page และ Sergey Brin ได้รู้จัก และเขาทั้งคู่ก็ได้นำเอา OKR มาใช้กับ Google ตั้งแต่คราวที่เริ่มก่อตั้งบริษัทใหม่ๆ ในช่วงปลายยุค 90s นั่นเอง

    Objectives and key results (OKR) คือ วิธีการตั้งเป้าหมายของแต่ละบุคคลในองค์กรให้มีเป้าหมายที่สอดคล้องกันทั้งองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์หลัก (objectives) ซึ่งเป็นการบอกจุดมุ่งหมายขององค์กรในระดับต่างๆ และมีผลลัพธ์หลัก (Key results) คือ วิธีการทำให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งเป้าหมายไว้ โดยกำหนดค่าความสำเร็จที่ทางให้จุดมุ่งหมายนั้นบรรลุผล ซึ่งระบบ OKR จะทำให้บุคลากรทุกคนในองค์กรทราบถึงวิธีการปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรในทิศทางเดียวกันซึ่งจะทำให้องค์การก้าวไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วนั่นเอง

 OKR ที่ดี ควรมีองค์ประกอบดังนี้ 

1. 1. OKR ที่ดีจะต้องมีการตั้งเป้าหมายที่สามารถท้าทายให้ทุกคนอยากบรรลุเป้าหมายสู่ความสำเร็จได้ ไม่ใช่นำมาวัดศักยภาพส่วนบุคคลเพื่อประเมินผลในการเพิ่มเงินเดือนหรือค่าตอบแทน
   2. OKR ที่ดีต้องมีการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน เข้าใจได้ และต้องไม่ตั้งเป้าหมายที่สามารถบรรลุได้ง่ายจนเกินไป แต่ก็ต้องไม่ยากจนเกิดความท้อ ไม่สร้างแรงฮึดในการเอาชนะ
   3. OKR จะต้องมีกรอบเวลาที่ชัดเจน ประเมินผลได้ และต้องโปร่งใส

จุดเด่นของ OKR คือ

    OKR เป็นระบบวัดความสำเร็จที่เราสามารถย้อนกลับมาดูได้ เพราะมีการประเมินผลในระยะที่สั้นกว่า และความถี่แบบนี้จะช่วยให้พนักงานปรับตัวได้ทัน รวมทั้งหัวหน้างานยังสามารถเข้าไปช่วยวิเคราะห์ปัญหาได้อย่างตรงจุดประสงค์ นอกจากนี้ OKR ยังเป็นการวัดผลในเชิงปริมาณหรือตัวเลขที่เห็นผลอย่างชัดเจน ทำให้เห็นว่าส่วนไหนที่ควรพัฒนาต่อ หรือส่วนไหนที่บรรลุจุดประสงค์ของตัวพนักงานและทีมแล้ว

ความแตกต่างของ OKR และ KPI

1. 1. OKR จะไม่เชื่อมโยงกับผลตอบแทน ในขณะที่ KPI จะส่งผลโดยตรงกับผลตอบแทนของพนักงาน
   2. OKR จะประกาศผลให้ทุกคนในองค์กรได้รับรู้ และจะมีการทบทวนบ่อยกว่า เป็นรายเดือนหรือรายไตรมาส ในขณะที่ KPI จะไม่มีการประกาศ และไม่มีการทบทวน ส่วนมากจะวัดผลปีละครั้ง
   3. OKR จะมุ่งเน้นไปที่การทบทวนและปรับปรุงผลงานเพื่อเป็นแนวทางในการบรรลุความสำเร็จ
   4. OKR มาจากการระดมความคิดของพนักงานผู้ปฏิบัติงานเป็นส่วนใหญ่ หรือ Bottom-up (คิดจากพนักงานระดับล่างขึ้นไปจนถึงระดับสูงหรือ) ผู้บริหาร ในขณะที่ KPI จะเป็นการคิดแบบ Top-down (คิดจากผู้บริหารลงมายังพนัะกงานระดับล่าง)

การนำ OKR มาใช้กับองค์กร

สาเหตุสำคัญที่ทำให้ OKR กลายเป็นที่สนใจและถูกนำมาใช้กับหลายๆ องค์กรคือ บริษัทชั้นนำที่ประสบความสำเร็จในระดับโลกอย่าง Google ที่ได้นำเอาระบบนี้มาใช้ และมีการประกาศ OKR แต่ละแผนกให้ทุกคนได้รู้ เพื่อความโปร่งใสและยังเป็นแรงผลักดันให้พนักงานกล้าที่จะก้าวออกจาก comfort zone เพื่อให้บรรลุความสำเร็จ รวมทั้งยังทำให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการคิดและวางแผนเพื่อวัดผลการทำงานของตัวเอง และในประเทศเราก็มีหลายบริษัทชั้นนำ ที่ได้นำเอาระบบ OKR มาใช้กับองค์กร รวมถึง RS GROUP เองที่ใช้วิธีการนี้ในการประเมินความสำเร็จในการทำงานของพนักงาน และมีการทบทวนผลงานทุกไตรมาส เพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถปรับแผนการทำงานได้อย่างเหมาะสม รวมทั้งหัวหน้างานยังสามารถร่วมแก้ปัญหาได้อย่างทันท่วงที เพื่อให้มีผลการทำงานที่บรรลุเป้าหมาย อันเป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้องค์กรเติบโตและก้าวไปข้างหน้า สมกับ motto ที่ว่า Passion to Win หรือแรงผลักดันไปสู่ความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่นั่นเอง

ข้อควรคำนึงถึงในการนำระบบ OKRs มาใช้ในองค์กร

1. ความเหมาะสมและความพร้อมขององค์กร
   การที่องค์กรหนึ่งจะนำเอาระบบ OKR มาใช้คงต้องพิจารณาถึงความเหมาะสมทั้งในด้านของระบบงานในองค์กรและคุณลักษณะของบุคลากร กล่าวคือ ระบบ OKR เป็นระบบที่ประสบความสำเร็จกับการนำมาใช้ในองค์กรด้านเทคโนโลยี
   ของอเมริการที่มีระบบสนับสนุนด้านSoftware และบุคลากรมีความตื่นตัว และมีคนรุ่นใหม่ทำงานค่อนข้างมาก ดังนั้นรูปแบบการทำงานจึงเป็นแบบคล่องตัวยึดหยุ่นสูง อีกทั้งบุคลากรมีความสามารถในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้เป็นอย่างดี ดังนั้นการนำระบบ OKR มาใช้ในองค์กรคงต้องกลับมาสำรวจสภาพปัจจุบันในองค์กรของตนเองก่อน หากมีลักษณะที่ยังขาดความพร้อมมากเกินไป คงต้องเตรียมความพร้อมให้ดีเสียก่อน หรือหากต้องการนำมาใช้เพื่อปรับเปลี่ยนองค์กร (Change) คงต้องนำมาใช้อย่างมีขั้นตอน และเริ่มจากการทำโครงการนำร่อง(Pilot Project) เสียก่อน และจึงค่อยขยายผลไปสู่ภาพใหญ่มากขึ้น
2. การได้รับการสนับสนุนอย่างจริงจังจากผู้บริหาร
   OKR เป็นเครื่องมือทางการบริหารอย่างหนึ่งที่ต้องอาศัยความต่อเนื่องและความจริงจังในการนำมาใช้ และที่สำคัญการนำมาใช้จะเกิดผลกระทบหลายด้านโดยเฉพาะกับผู้บริหารที่จะต้องมีการกระจายอำนาจ หรือต้องมีการส่งเสริมให้ผู้ใต้
   บังคับบัญชามีความคิดริเริ่มใหม่ๆ และขับเคลื่อนงานของตนเองได้อย่างอิสระมากขึ้น ซึ่งผู้บริหารอาจรู้สึกถึงการสูญเสียอำนาจการบังคับบัญชา ส่งผลให้ขาดการสนับสนุนอย่างจริงจัง หรือขาดการทำอย่างต่อเนื่อง ซึ่งการสนับสนุนในเรื่อง OKR นั้นมิเพียงแต่การยอมรับและปฏิบัติตามกระบวนการหรือขั้นตอนของ OKR ยังรวมถึงการสนับสนุนด้านงบประมาณ และเวลาในการช่วยขับเคลื่อน OKR ให้เป็นไปตามเป้าหมายอีกด้ว
3. การฝึกอบรมเพื่อสร้างการยอมรับการเปลี่ยนแปลง
   การนำเครื่องมือหรือระบบงานใหม่ๆ มาใช้ในองค์กรจำเป็นต้องสร้างความรู้ความเข้าใจกับผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้สามารถนำเครื่องมือหรือระบบงานมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่ง OKR ก็เช่นเดียวกัน การจัดฝึกอบรมให้ความรู้ความเข้าใจในแนวคิด และวิธีการของระบบ OKR เป็นเรื่องที่องค์กรต้องให้ความสำคัญ แต่สิ่งที่สำคัญมากในเรื่องของการฝึกอบรมคือการสร้างการยอมรับในการนำระบบ OKR มาใช้เพราะการนำระบบหรือเครื่องมือใหม่ๆมาใช้มักเจอกับสถานการณ์หนึ่งคือการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะเกิดในระดับความรุ่นแรงที่ต่างกัน ขึ้นอยู่กับพื้นฐานของแต่ละองค์กร ซึ่งหากเกิดขึ้นอย่างรุ่นแรงก่ออาจส่งผลให้การขับเคลื่อนเครื่องมือ OKR เป็นไปด้วยความยากลำบาก หรืออาจล้มเหลวก็เป็นได้ ดังนั้นการให้ความรู้ความเข้าใจ และการใช้กลยุทธ์ในการสร้างความตระหนัก หรือความเร่งด่วนในการเปลี่ยนแปลงจึงเป็นเรื่องสำคัญที่องค์กรต้องพิถีพิถันอย่างจริงจัง

การเชื่อมโยงกับกลยุทธ์องค์กร

การขับเคลื่อนองค์กรยุคใหม่ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าจะต้องอยู่บนพื้นฐานของกลยุทธ์หรือแผนกลยุทธ์ (Strategic Plan) ซึ่งมีการวางแนวทางในการสร้างการเปลี่ยนแปลงในระยะยาวให้แก่องค์กร ดังนั้นการนำระบบ OKR มาใช้ในองค์กรหากขาดการเชื่อมโยง สัมพันธ์ หรืออาจถึงขั้นขัดกับกับกลยุทธ์องค์กร จะนำซึ่งปัญหาหรือความยุ่งยาก หรืออาจทำให้เกิดความล้มเหลวในมิติต่าง ๆในงานการเปลี่ยนแปลงองค์กร ดังนั้นการสร้างความเชื่อมโยงระหว่างแผนกลยุทธ์องค์กร กับ OKR จึงเป็นสิ่งสำคัญที่องค์กรจำเป็นคำนึงถึงและสร้างให้เกิดขึ้นอย่างจริงจังเพื่อประสิทธิภาพสูงสุดของระบบ OKR

สรุปได้ว่า
ว่าการใช้ OKR เพื่อทำให้องค์กรบรรลุแผนกลยุทธ์ หรือกลยุทธ์นั้นจึงเป็นแนวทางที่มีประสิทธิภาพ และสามารถช่วยขับเคลื่อนองค์กรในเชิงกลยุทธ์ได้อย่างแท้จริง เพราะมุ่งเน้นการถ่ายทอดกลยุทธ์แบบลดหลั่นลงมาเหมือนน้ำตกที่ไหลลงมาอย่างไม่ขาดสาย และมีการติดตาม แก้ไขปรับปรุงอีกทั้งยังมีความโปร่งใส และสามารถตรวจสอบและสนับสนุนกันระหว่างหน่วยงานกันได้เป็นอย่างดี

*** OKR นั้นไม่ใช่ KPI ไม่ควรนำมาใช้ประเมินผลงานของพนักงานแต่ละคนโดยตรง แต่มันควรจะฝังเข้าเป็นหนึ่งใน วัฒนธรมมขององค์กร (culture) เป็น DNA ของทุกคนในองค์กร เป็นเป้าหมายที่ทุกคนในองค์กรมีร่วมกัน ***