หัวใจสำคัญของงานจัดซื้อจัดหา 7 ประการ (7 R’s)
1. Right Quality คือ การซื้อให้ได้คุณภาพหรือข้อกำหนดคุณสมบัติ (Specifications) ตามความต้องการของหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กร รวมถึงการช่วยกำหนดคุณสมบัติของวัตถุดิบหรือสินค้าที่ต้องการด้วย เพื่อให้สามารถจัดหาและเปรียบเทียบคุณสมบัติได้อย่างถูกต้อง และควรหลีกเลี่ยงระบุตรายี่ห้อลงไป เพราะอาจอาจเกิดข้อครหาได้ว่าการจัดซื้อนั้นมีการทุจริตหรือมีการล็อคสเปก สินค้า
2. Right Quantity คือ การซื้อสินค้าให้ได้ปริมาณตรงตามความต้องการ เพื่อลดปัญหาและค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการสั่งซื้อที่ไม่เหมาะสม ทั้งนี้ควรจะต้องคำนึงถึงการวางแผนในการสั่งซื้อ เช่น การพยากรณ์ความต้องการในอนาคต การสั่งซื้อจากต่างประเทศ รวมถึงควรมีการประสานงานกับคลังสินค้าเพื่อตรวจสอบว่าสามารถรองรับปริมาณ สินค้าที่จะสั่งซื้อได้หรือไม่
3. Right Time คือ การกำหนดเวลาในการส่งสินค้า/วัตถุดิบให้ได้ในเวลาที่ต้องการ ซึ่งขั้นตอนนี้มีความสำคัญในกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กร หากมีการส่งสินค้า/วัตถุดิบช้ากว่ากำหนดที่ต้องการอาจส่งผลทำให้โครงการ กระบวนการผลิตหยุดชะงัก ดังนั้น นักจัดซื้อจำเป็นจะต้องระบุเวลาในการจัดส่งที่แน่นอน (Lead Time)
4. Right Price คือ การซื้อสินค้าในราคาที่เหมาะสม ไม่เพียงแต่ปัจจัยด้านราคาซื้อที่ถูกเท่านั้น รวมถึงคุณภาพ และความคุ้มค่าของสินค้า/วัตถุดิบ ซึ่งที่มีผลกระทบต่อต้นทุนการดำเนินงานขององค์กรด้วย ทั้งนี้ในข้อนี้จะต้องรวมถึง Right Term คือเงื่อนไขการจ่ายเงินที่ถูกต้องด้วย
5. Right Place คือ การส่งสินค้าได้ตรงตามสถานที่ที่ต้องการ ทั้งนี้นักจัดซื้อจะต้องระบุสถานที่ในการจัดส่ง มีการแนบแผนที่ ชื่อและเบอร์โทรศัพท์ผู้ติดต่ออย่างชัดเจน เพื่อให้ได้รับสินค้า/วัตถุดิบที่ถูกต้องตามคุณภาพ ปริมาณที่ครบถ้วน เวลาที่ตรงกับความต้องการ ราคาที่เหมาะสม ในสถานที่ที่ถูกต้อง
6. Right Source คือ การซื้อสินค้าจากแหล่งขายที่เชื่อถือได้ ควรมีการตรวจสอบประวัติผู้ขายเพื่อพิจารณาความน่าเชื่อถือในด้านต่าง ๆ เช่น มีทุนจดทะเบียนประกอบการถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่ ความมั่นคงในการดำเนินธุรกิจของผู้ขายเป็นอย่างไร รวมถึงงบการเงินหรือกระแสเงินหมุนเวียนในการดำเนินธุรกิจของบริษัทเพียงพอ หรือไม่
7. Right Service คือ การให้บริการด้วยศักยภาพที่สามารถตอบสนองได้ตรงตามความต้องการหรือเกินความ คาดหวังที่ก่อให้เกิดความพึงพอใจจากการซื้อผลิตภัณฑ์จากผู้ขาย เช่น มีการรับประกันสินค้า มีการบริการหลังการขาย หรือมีอุปกรณ์ให้ใช้ทดแทนขณะซ่อม